CEO-OS: Wie ich mir einen KI-Assistenten gebaut habe, der mich jeden Tag auf Kurs hält

Stell dir vor: Ein Assistent, der nie schläft, nie vergisst — und dir jeden Abend ehrlich sagt, ob du wirklich an den richtigen Dingen gearbeitet hast. Nicht was du glaubst, getan zu haben. Sondern was du tatsächlich getan hast.

Ich habe mir genau das gebaut. Und in dieser Episode zeige ich dir, wie du das auch kannst — auch ohne Programmierkenntnisse.

Darum geht es

Stell dir vor, du hast einen Assistenten, der nie schläft, der nie vergisst und der dir jeden Abend sagt, ob du heute wirklich an den Dingen gearbeitet hast, die dein Business voranbringen, nicht das, was du glaubst, getan zu haben, sondern der weiß, was du wirklich getan hast während deiner Arbeitszeit und woran du wirklich gearbeitet hast. Ich habe mir genau das gebaut und heute erzähle ich dir, wie ich das gemacht habe, damit du weißt, wie du sowas selber nachbauen könntest oder wie deine IT das nachbauen könnte. Mein Name ist Jan Koch, ich bin der Geschäftsführer, Mitbegründer von der Cobra DataWorks GmbH. Wir bauen seit zwei Jahren KI-Lösungen, wir sind vornehmlich in Transport- und Logistikgewerbe unterwegs, strecken unsere Fühlergabe gerade aber in allen verschiedenen Branchen aus.

Die Herausforderung

Das Problem, was ich aber habe oder die Herausforderungen, die ich im Moment habe und die kennst du mit Sicherheit auch, ist, ich jongliere viel zu viele Sachen gleichzeitig. Ich habe eine junge Firma, wir sind ein kleines Team, ich bin sozusagen das Mädchen für alles als Geschäftsführer und ich habe 15 Projekte, die ich parallel betreue, mal sind es 10, mal sind es ein bisschen mehr, pendelt sich immer so um den Dreh ein. Da ist es natürlich leicht, im hektischen Alltag den Überblick zu verlieren, das Telefon klingelt, es kommen E-Mails rein, jeder will immer irgendwie irgendwas, das kennst du als Geschäftsführer und darum habe ich mir über die Feiertage Ende 25 überlegt, wie kann mir KI im Alltag dabei helfen, an den wirklich wichtigen Dingen zu arbeiten und was ich gebaut habe, ist einen KI-Assistent, mit dem ich chatten kann, mit dem ich mich demnächst auch noch unterhalten kann, das heißt, ich schicke dem Sprachnachrichten, kriege Sprachnachrichten wieder zurück als Antwort und dieser KI-Assistent, der hat halt Zugriff auf alles, was bei uns im Alltag passiert in der Firma, das heißt, mein Tag sieht im Moment so aus, ich fange morgens an zu arbeiten, ich gucke in unser Aufgabenprogramm rein, wir nutzen ClickUp, das kann aber auch genauso gut irgendwas von Microsoft sein oder was ganz anderes. Auf jeden Fall habe ich meine Liste mit To-Dos, die ich geplant habe, an dem Tag zu erledigen und jede Planung hält so lange, bis das Telefon das erste Mal klingelt oder bis man das erste Mal in seine E-Mails guckt, das kennen wir alle, das heißt, ich sehe morgens beim Aufwachen oder morgens, wenn ich ins Büro gehe, sehe ich meine Liste mit To-Dos, die ich machen möchte.

Ich stehe meistens früh auf, das heißt, ich fange so um 5 Uhr an zu arbeiten, einfach aus dem Grund, dass dann das Telefon noch nicht klingelt. Ich habe von 5 bis 6, vielleicht halb 7, habe ich Ruhe, um zu arbeiten, gegen 6, halb 7 wird meine Familie wach, dann ist erst mal Familienzeit und dann geht das Arbeiten irgendwann weiter, wenn meine Frau mit den Kids aus dem Haus ist. Man hat aber natürlich den ganzen Tag das Gefühl, beschäftigt zu sein. Ich habe meine Liste mit Aufgaben, versuche die auch abzuarbeiten, dann kommt aber natürlich ein Anruf von einem Kunden oder dann kommt eine E-Mail, es brennt irgendwo irgendwas, Mitarbeiter haben Fragen, um die man sich dann direkt kümmern muss und dann ist die Planung ganz schnell wieder ganz weit weg.

Und am Ende hat man einen super busy Tag, man fühlt sich, als ob man den ganzen Tag produktiv gewesen wäre und war den ganzen Tag auch beschäftigt. Ich habe jetzt ja was gemacht, man fragt sich aber abends, was habe ich denn eigentlich geschafft? Ich habe super viel gearbeitet heute, aber waren das die Sachen, die mich voranbringen? Und genau das ist das, wo KI mir jetzt bei hilft, denn viel zu oft verdrängt Dringendes, wirklich Wichtiges, viel zu oft springe ich noch in irgendwelche Kundenprojekte rein und habe dann keine Zeit mehr, Systeme im Hintergrund aufzubauen und mich um die Dinge zu kümmern, die ich eigentlich machen wollte, strategische Sachen zu machen und ohne so ein Feedback-System, wie ich es mir gebaut habe, merkt man das halt erst, wenn es zu spät ist. Was ein echtes Team machen würde, wir sind halt noch relativ klein, ein echtes Team würde einen CFO haben, der mir jeden Tag sagt, okay, wir verbrennen zu viel Geld im Bereich X. Der COO würde sagen, ja, dieser Prozess Y, der ist total ineffizient, den müssen wir ganz, ganz dringend umstrukturieren.

Aber als Solo-CEO habe ich niemanden, der mir das sagt. Ich habe meine Freelancern, meine Mitarbeiter natürlich um mich herum, die sind aber sehr mit Delivery beschäftigt, die sind sehr mit Kundensupport beschäftigt, die haben aber keinen Blick auf die ganzen Prozesse natürlich, die haben keinen Blick auf Finanzielles sowieso nicht als Freelancer oder als Mitarbeiter, die Developer sind zum Beispiel. Ich habe niemanden, der mir das sagt, außer ich baue mir jemanden und das habe ich getan. Und die Lösung ist das CEOOS, so habe ich das genannt, sehr innovativer Name, ich weiß, aber ich habe mir überlegt, was ist so mein Nordstern, was ist die Richtung, in die ich mit der Firma in diesem Jahr gehen möchte.

Und meiner ist, ich möchte ein Unternehmen bauen, was mich überleben kann, mit der Freiheit, voll zu leben mit den Menschen, die ich liebe. Das heißt, ich will natürlich die Firma erwachsen sehen, ich will aber auch nicht 80 Stunden die Woche dauerhaft arbeiten, weil ich dann keine Zeit für meine zwei Töchter und meine Frau mehr habe. Und jede Entscheidung wird dadurch relativ einfach, bringt mich das näher, bringt mich das weiter weg von dem, was ich möchte. Soweit, so nichts Neues, wenn man ehrlich ist, das hat jeder schon mal gehört, jeder hat so seine guten Jahresvorsätze oder seine Visionen, wo er mit der Firma hin will.

Das Spannende ist dann, wie setze ich das im Alltag um? Und da kommt die CEOOS ins Spiel, da kommt der KI-Assistent. Ich habe mir für mich drei Kategorien in meiner Arbeit definiert, die habe ich nicht selber erfunden. Der hat drei Kategorien für Aufgaben entwickelt, die jeder irgendwann irgendwo mal durchexerzieren wird. Das eine ist Building, das heißt, ich baue Systeme, die mir helfen, Prozesse schlanker zu gestalten, die Effizienzen steigern, die Output multiplizieren können.

Dann habe ich Marketing, das sind Prozesse, die meine Firma einfach wachsen lassen. Das ist so dieser Podcast zum Beispiel, das ist Kundenakquise, das ist Netzwerken und so weiter. Und wir haben ganz klassische Delivery, das ist die Kundenarbeit, die am Ende die Rechnungen bezahlt und die bei uns die Lichter anhält. Die drei agieren natürlich zusammen.

Building, Marketing, Delivery arbeiten natürlich zusammen und die Kunst ist jetzt zu balancieren, wie viel Zeit verbringe ich mit Aktivitäten in welcher Kategorie. Und das ist sehr abhängig davon, wie es der Firma gerade geht. Wenn ich eine Firma habe, die gerade Cashflow-Probleme hat, dann ist das Building wahrscheinlich relativ uninteressant, das sind dann vielleicht 10-15% meiner Zeit. Dann geht es um Delivery, dann geht es um Marketing.

Das heißt, wenn ich dann in einer Cashflow-engen Situation bin und ich habe aber viele Kundenprojekte, die ich einfach nur noch abarbeiten muss, wird der Fokus klar auf Delivery liegen. Das sagt mir mein KI-Assistent dann auch. Basierend auf deinen Kontoauszügen, eingehenden oder offenen Rechnungen und so weiter und so fort, Projekte, die noch laufen, würde ich dir empfehlen, mehr Zeit auf Delivery zu geben. Wenn es der Firma sehr gut geht, alle Projekte laufen flüssig, man hat wiederkehrendes Einkommen und so weiter, das Traum-Szenario, dann nehme ich mich als CEO aus der Delivery natürlich raus.

Dann gehe ich mehr in das Building, dann gehe ich mehr in das Marketing, um zu gucken, okay, wie baue ich dieses Fundament für die Firma noch stabiler. Das ist mein persönlicher Ansatz zumindest, das ist das, wie ich dieses System nutzen würde. Und die KI sagt mir halt, basierend auf den Aufgaben, die ich habe, basierend auf den offenen Projekten, basierend auf Kontoauszügen, die sind da auch mit drin, basierend auf offenen Rechnungen, wie die beste Zeitallokation über diese drei Kategorien, Building, Marketing, Delivery aussieht. Das heißt, was macht denn dieser KI-Assistent? Ich habe jetzt viel darüber erzählt, was der Prozess dahinter ist, jetzt geht es mir ja darum zu erzählen, was macht denn der Assistent wirklich? Jeden Abend guckt dieser KI-Assistent in meine Click-Up-Tasks, das heißt in meine Aufgaben, die ich an dem Tag erledigt habe.

Er sieht dann nicht nur, woran ich gearbeitet habe, sondern unser Prozess ist auch so, dass wir in Click-Up unsere Zeiterfassung machen, das heißt, die KI weiß dann auch, wie lange habe ich an welchem Task gearbeitet. Und jeder Task ist einer dieser drei Kategorien zu geordnet, entweder im Building, im Marketing oder in Delivery. Das heißt, er kann automatisch kategorisieren, was ich an einem Tag gemacht habe und rechnet aus, okay, heute war es vielleicht 70% Building, aber nur 20% Delivery und 10% Marketing oder heute hast du 50% Marketing gemacht, aber nur 10% Building und 40% Delivery. Dann sagt er mir ehrlich oder emotionslos vielmehr, einfach neutral, passt, wie ich meine Zeit verbracht habe zu den Zielen, die ich mir gesetzt habe oder muss ich den Fokus ändern? Und was da das absolut Geniale dran ist, ist, er lässt mir keine ausreden.

Er lässt nicht zu, dass ich mir selbst irgendwas vorlüge und mich wunder, wie toll fühle, weil ich ja 70% Delivery gemacht habe. Die Projekte, die sind richtig vorangekommen, total gut, ich habe nur leider die Systeme im Hintergrund aus den Augen verloren, als Beispiel. Diese Selbsttäuschung ist mit diesem System nicht mehr möglich und das ist eine für mich sehr, sehr wichtige Arbeitserleichterung, die ohne so einen KI-Agenten vorher einfach nicht möglich war. Und es ist halt sehr, sehr einfach, das zu bauen.

Das heißt, bevor wir jetzt einsteigen darin, wie ich das gebaut habe, vielleicht nochmal einen Einblick, wie ich diesen KI-Agenten, dieses CEO-OS im Alltag benutze. Und zwar fange ich mal mit einem Abend an, denn es ist immer so eine schöne Angewohnheit, so eine schöne Habit, den nächsten Tag voraus zu planen, das sollte man eigentlich immer machen. Da bin ich wie jeder, ich nehme mir das vor, mal klappt es besser, mal klappt es schlechter. Mit diesem Werkzeug, mit diesem Assistenten klappt es momentan deutlich besser als ohne.

Das heißt, ich gehe in meine App rein, um mit dem Assistenten zu chatten, das kann WhatsApp sein, das kann Telegram sein, ich könnte mir da eine eigene App verbauen. Im Moment habe ich es in Telegram, das ist ein verschlüsselter Messenger, der funktioniert genauso wie WhatsApp. Das heißt, ich sage ihm, alles klar, fass mir mal den heutigen Tag zusammen. Okay, dann kriege ich eine Tageszusammenfassung, die kriege ich sowieso jeden Tag um 17 Uhr, aber ich kann sie mir natürlich auch noch manuell anfordern, das heißt, meistens, wenn ich dann abends fertig bin, keine Ahnung, 20 Uhr oder sowas, kriege ich meine Daily Review, da stehen dann drin, guck da gerade drauf, von gestern, da stehen dann drin meine Habits, meine Angewohnheiten und zwar hilft mir der KI-Assistent, Fokusarbeit zu machen, Deep Work, das heißt, ich habe eine Angewohnheit, zwei Stunden am Stück an einem, an einer Aufgabe oder an einem Projekt zu arbeiten, an einem Prozess zu arbeiten, ohne irgendeine Störung.

Handy kommt auf lautlos, Benachrichtigungen aus, einfach mal arbeiten und was fertig machen. Plan Tomorrow ist eine meiner Gewohnheiten, das ist ja jetzt gerade, worüber wir sprechen. First Task before E-Mail ist ganz, ganz wichtig für mich, das heißt, bevor ich irgendwo reingucke in Benachrichtigungen, will ich erstmal was fertig haben, was wichtig ist für den Tag und dann Family Personal Time ist natürlich auch sehr, sehr wichtig, ich will mir jeden Tag mindestens zwei Stunden nehmen, Quality Time für die Kids, Sport und so weiter und so fort. Das zeigt mir meine Daily Review von dem Assistenten an, die Aufgaben, wie viele ich erledigt habe und wie viele neu erstellt wurden, damit ich das Verhältnis sehe, wird die Arbeitslast mehr, wird die Arbeitslast weniger und dann die Ausrichtung der Aufgaben mit dem North Star, das heißt, habe ich in Building, Marketing und Delivery den Anteil Zeit verbracht, den ich haben müsste und das war gestern zum Beispiel eine sehr interessante Situation, weil gestern bei einem Kunden ein Problem auftrat, wo ich mich aktiv drum kümmern musste, softwaretechnisch gab es da eine kleine Herausforderung und das hat dazu geführt, dass Building gestern 0% war, mein Ziel war 30%.

Marketing war gestern 25%, weil ich gestern zwei Calls mit Leads hatte, drei Calls, wenn man genau ist und das war mehr, als ich erwartet hätte, dass ich habe nämlich Marketing Ziel 20%, also von daher alles im Sollen. Delivery waren die restlichen 75% und das waren eigentlich nur 50% geplant, das heißt, darunter steht mehr Building, 0% versus 30% Ziel, weniger Delivery, 75% versus 50% Ziel, als Hinweis, wie ich morgen meinen Tag planen sollte und dann gehe ich mit dem AI-Assistenten den nächsten Schritt und sage, alles klar, was steht dann morgen für mich an und dann kann die KI in meinen Aufgabenmanagement Tool gucken, sieht alle Aufgaben, die für morgen geplant sind, sieht natürlich auch die Aufgaben, die heute noch übrig sind und das kann ich mir auch selber angucken, das ist mir schon klar, aber dadurch, dass ich diese Ausrichtung jetzt sehe, wie viel Zeit habe ich gestern in diesen oder ja genau gestern in diesen verschiedenen Kategorien verbracht, wie viel Zeit muss ich morgen in diesen Kategorien bringen, habe ich ein anderes Gefühl dafür, wie ich die Aufgaben planen muss. Ich kann besser entscheiden, okay, ich muss heute mehr Marketing machen, weil ich es gestern zu wenig gemacht habe oder ich muss heute mehr Building machen, weil ich es gestern zu wenig gemacht habe und diese Insights, die fehlen mir sonst in ClickUp, in meinem Projektsteuerungstool komplett. Das heißt, ich gehe dann in den nächsten Schritt rein, sage Preview Tomorrow, also was ist für morgen geplant und dann kann ich mit dem KI-Assistenten umplanen.

Das heißt, der KI-Assistent sagt, okay, du hast morgen zehn Stunden Arbeit geplant, davon sind fünf Stunden Building, drei Stunden Delivery, zwei Stunden Marketing. Dann kann ich mit dem hin und her chatten, kann mit dem spielen, okay, was passiert, wenn wir dann von fünf Stunden Building nur noch drei Stunden Building machen. Kommen wir dann über die Woche trotzdem damit hin, dass wir im Groben die 30 Prozent Buildingzeit erreichen oder muss ich da anders, muss ich aggressiver planen. Dieses hin und her hilft sehr bei der Priorisierung, bei der Einordnung von Aufgaben, weil dann hast du wieder diesen Fokus, ob das was wichtig ist und siehst nicht mehr nur das, was dringend ist, weil dann muss man halt im Zweifelsfall mehr delegieren, als man am Anfang geplant hat.

Irgendwann muss ich einen Freelancer damit reinholen oder das Team irgendwie anders entlasten. Das heißt, ich mache dann meine Planung für morgens, ich tracke alle die Habits da drin und dann kann ich vorher schon korrigieren und weiß, wenn ich abends entspannter auf dem Sofa sitzen möchte, okay, für morgen müsste eigentlich alles einigermaßen strukturiert laufen. Automatisch um ein Uhr nachts, falls ich etwas vergessen habe, geht die KI dann nochmal durch die Aufgaben und schiebt alle überfälligen Tasks auf 9 Uhr. Das heißt, ich habe nicht mehr diesen riesen Katalog an überfälligen Aufgaben, die ich mich irgendwann irgendwie mal kümmern möchte, sondern nein, es ist alles für den Tag geplant und ich habe da eine saubere Liste und ich habe keinen Chaos in meinen To-dos.

Jeden Abend fragt mich dieser Agent aktiv nach diesen Habits und nach diesen Planungsschritten. Das ist auch etwas, was für mich sehr, sehr wichtig ist. Ich muss nicht selber dran denken, das zu tun oder ich kriege auch keine Kalendereinladung oder sowas. Ich hatte mir eine ganze Zeit lang letztes Jahr versucht, abends oder nachmittags um 17 Uhr stand bei mir im Kalender Plan Tomorrow.

Hat super funktioniert. Also immer, wenn man Termine mit sich selbst macht, weiß man selber, wie leicht man die verschiebt. Da habe ich mich nie dran gehalten, aber dadurch, dass diese Nachricht von einem KI-Agenten kommt, von einem anderen System kommt, ist da für mich psychologisch irgendwie mehr Verbindlichkeit drin. Ich antworte da einfach besser drauf, weil ich weiß, am nächsten Morgen hält mir das System den Spiegel vor und sagt, ja, du hast das aber nicht gemacht.

Ist halt blöd, wenn man das nicht macht, dann erreichst du deine Ziele nicht. Das heißt, er hält mich so ein bisschen accountable und sorgt dafür, dass ich an den Zielen so arbeite, wie ich es tatsächlich geplant habe. Das finde ich eine sehr coole Geschichte. Wie man das nachbaut, ist auch wahrscheinlich einfacher, als man denkt.

Dadurch, dass KI-Systeme sich so, so gut weiterentwickelt haben. Das hat alles angefangen mit einem Programm. Das heißt Cloud Code. Das könnt ihr unter cloud.ai herunterladen.

C-L-A-U-D-E-Punkt-A-I. Kostet, vergleichbar mit ChatGPT, 20 Euro im Monat, wenn man damit anfangen möchte. Was Cloud aber deutlich besser kann als ChatGPT, ist Programmieren. Wir arbeiten bei der Cobra DataWorks seit sechs, sieben Monaten mit KI-gestützter Programmierung.

Cloud Code lief bei mir im Dezember 300 und ein paar Stunden, 305, 306 Stunden. So viel Programmierzeit hat Cloud Code mir abgenommen. Zwei Vollzeitentwickler und ich bin bei Cloud auf der höchsten Lizenz für 200 Euro im Monat. Das ist ein mega Return on Investment für diese 200 Euro.

Was ich mit Cloud Code gemacht habe, ist, ich habe mit ihm gechattet, so wie ich es mit ChatGPT auch tun würde und habe ihm gesagt, was ich bauen möchte. Ich möchte ein Accountability-System haben, was mich als CEO im Alltag unterstützt. Habe ihm das alles geschildert, was ich euch gerade bisher im Podcast auch erzählt habe, wie mein Alltag aussieht, wo die Herausforderungen liegen und so weiter und habe dann die Datenquellen angegeben. Habe ihm gesagt, okay, unsere Aufgaben findest du in ClickUp.

Kontoauszüge, damit du weißt, wie es der Firma geht, die kann ich per Bankexport als CSV zur Verfügung stellen. Bauen wir bitte ein System, was meine Aufgaben mit meinen E-Mails verknüpft, die sind in Outlook, mit meinem Kalender, der ist ebenfalls in Outlook, mit unseren offenen Rechnungen, dafür nutzen wir ZephDesk, mit meinen Kontoauszügen, die kommen per CSV von mir manuell da rein und der baut mir daraus einen KI-Agenten, der mich im Alltag unterstützt, der mir hilft, auf Ziel zu bleiben als CEO und der nicht immer, der dafür sorgt, dass ich nicht immer einfach nur reagiere, sondern die meiste Zeit des Tages agiere. Und das, das geht so einfach, wie es klingt. Also man muss wirklich nur einmal diese Hürde nehmen, die Software zu installieren und dann ist das nur noch ein Hin und Her.

Und das ist natürlich für mich als gelernter Entwickler und Business Informatiker ist das natürlich ein bisschen einfacher, als wenn man keine Erfahrung mit IT hat. Aber wenn du ein Geschäftsführer bist, der keine Erfahrung mit IT hat, dann kennst du jemanden oder bezahlst jemanden dafür, der das hat, der das für dich umbauen kann, umsetzen kann. Also da ist es auch keine Hürde und in meinen Augen auch keine Ausrede, denn wir leben in einer Zeit, wo man mit solchen Programmen wirklich sehr, sehr einfach arbeiten kann. Lass es dir einmal installieren und probiere einfach aus.

Nimm dir mal eine halbe Stunde oder 15 Minuten und probiere einfach mal aus, wie das funktionieren kann. Und du wirst sehen, du wirst sehr überrascht sein, wie einfach das geht. Das heißt, der einfachste Start noch heute wäre, du nimmst dir mal 30 Minuten, installierst dir Cloud Code, richtest dir eine Lizenz ein für 20 Euro im Monat und gehst diesen Prozess durch. Sagst ihm, okay, du hilfst mir jetzt dabei, einen KI-Assistenten für mich als Geschäftsführer zu bauen, der mir hilft, meine Tage effizient zu strukturieren oder on track zu bleiben.

Stelle mir alle Fragen, die dir einfallen, um die Informationen zu bekommen, die du brauchst, um dieses System umzusetzen. Das wäre im Prinzip der Prompt, weil dann führt Cloud Code dich komplett durch den Prozess. Dann kann vielleicht was anderes rauskommen, als das, was ich mir gebaut habe. Aber nur weil es für mich funktioniert, heißt ja nicht, dass es für dich genauso funktioniert.

Das ist ja ein sehr, sehr personalisierter Prozess. Was mir wichtig ist, ist, du musst nicht programmieren können, denn Cloud schreibt den Code. Du brauchst keine teuren Tools, das kostet 20 Euro im Monat, das ist vollkommen egal und du brauchst kein komplexes System, sondern man legt einfach los und iteriert dann. Man dreht Schleifen, man baut die erste Funktion, testet die, man baut die zweite Funktion, testet die, man baut die dritte Funktion und so weiter und so fort.

Also da ist wirklich kein Hexenwerk drin, wenn man so kleine Sachen bauen möchte. Natürlich, wenn es um komplexere Systeme geht. Unsere Dispo AI hat irgendwas um 200.000, 220.000 Zeilen Code oder die anderen Softwares, die wir für unsere Kunden entwickeln, die haben auch schnell mal 50.000, 60.000, 70.000, 100.000 Zeilen. Da kann ich, oder da arbeiten wir auch mit Cloud Code drin, aber da brauche ich sehr, sehr genaue Regeln.

Da brauche ich ein sehr genaues Framework, nachdem ich arbeite. Da ist das nicht mal eben, baue mir diese Funktion und auf magische Weise funktioniert das alles, sondern damit zerschießt man sich dann solche großen Plattformen. Aber für so einen kleinen Assistenten kommt man mit diesem Ansatz, baue mir bitte Funktion 1, hilft mir dabei das zu testen. Wenn das gut funktioniert, baue mir bitte Funktion 2.

Damit kommt man schon sehr, sehr weit. Ich habe diesen KI Assistenten jetzt seit einer Woche im Einsatz. Genau eine Woche. Und das ehrliche Ergebnis ist, dass ich nicht mehr ohne arbeiten möchte.

Denn ich habe absolute Klarheit. Ich weiß jeden Tag im Vorfeld, meine Aufgaben sind so geplant, dass sie mich langfristig zu meinen Zielen führen. Und ich muss nicht mehr hoffen, dass die so geplant sind, weil ich mir jeden Abend diese Zeit nehme, um das im Vorfeld den nächsten Tag sauber zu strukturieren. Oder wenn ich es abends nicht geschafft habe, ist in den sieben Tagen auch ein Neu vorgekommen, dann plane ich es halt morgens früh.

Aber ich habe immer dieses Alignment zwischen Building, Marketing und Delivery, dass ich weiß, meine Firma wird sich langfristig in die Richtung entwickeln, wo ich hin will. Ich habe keine Selbsttäuschungen mehr, denn die Zahlen lügen nicht. Ich kriege jeden Tag eine schonungslose Zusammenfassung, was ich gemacht habe, wie ich die Zeit verbracht habe und kann den nächsten Tag dann entsprechend anpassen. Ich bin natürlich selber schuld, wenn ich es nicht tue.

Also das auf die KI zu schieben, dass ich es dann trotzdem nicht gemacht habe, das ist natürlich fatal. Aber ich kann mich nicht mehr selber so leicht belügen, weil ich genau sehe, okay, gestern habe ich halt null Prozent Building gehabt. Darum ist es heute ein bisschen mehr geplant. Morgen und übermorgen ist es auch ein bisschen mehr geplant.

Und das ist halt so eine spannende Erkenntnis. Ich dachte immer, ich baue, weiß ich nicht, 15 Stunden die Woche an den eigenen Systemen. Tatsächlich waren es aber nur fünf Stunden. Oder das System sagt, hey, eigentlich geht es deiner Firma gerade ganz gut.

Du hast mehr Zeit, um Systeme aufzubauen. Oder der KI-Assistent sagt, hey, hör mal, du schleppst diese Projekte schon sechs Monate mit dir rum. Sieh mal zu, dass die fertig werden. Mach mal ein bisschen mehr Fokus auf Delivery, vielleicht bei mir, vielleicht im Team.

Aber das ist so diese unbequeme Wahrheit, die man manchmal hat, die man aber ja auch braucht und die man auch haben will. Das ist das, was ich normalerweise von der Assistentin haben wollen würde oder von einem Assistenten, dass der mir schonungslos ins Gesicht sagt, hör mal, du verbringst deine Zeit gerade falsch. Trauen die Menschen sich das immer? Weiß ich nicht. Traut eine KI sich das immer? Ja, ganz klar.

Weil das im Prompt steht und dann wird das ausgeführt. Das heißt, was du jetzt sagen, was du jetzt machen kannst, als kleinen Call to Action hinterher, ist natürlich erstmal den Podcast zu abonnieren, wenn dir das gefallen hat. Das würde mich sehr, sehr freuen. Das würde mir helfen, den Podcast weiter wachsen zu lassen oder den mit Freunden zu teilen.

Natürlich, wenn du Leute kennst, die sich immer wieder verzetteln oder die seit Jahren den gleichen Zielen hinterherrennen, ist dieser Podcast vielleicht eine Episode, die weiterhelfen kann und die nochmal einen anderen Impuls geben kann. Und für dich selber ist natürlich jetzt der Punkt zu sagen, okay, ich installiere mir vielleicht einfach mal Cloud Code. Ich nehme mal diese 20 Euro im Monat in die Hand. Das ist ja ein sehr begrenztes Risiko, sag ich mal.

Und fange einfach mal an, diesen Prozess durchzubauen. Das wäre ein sehr, sehr einfacher erster Schritt. Du kannst mir natürlich auch jederzeit, wenn du Fragen dazu hast, auf LinkedIn einfach eine Anfrage stellen und mir dann eine Nachricht schicken. Du findest mich unter Jan Koch auf LinkedIn.

Und da schreibe ich regelmäßig über solche KI-Themen für Produktivität, KI in der Logistik, KI in der Transportbranche, KI-Agenten. Solche Themen, genau das, was wir jetzt besprochen haben, teile ich regelmäßig über LinkedIn. Da gibt es auch nochmal andere Insights als hier im Podcast. Also es lohnt sich wirklich, auf LinkedIn dabei zu sein.

Und denk dran, du brauchst kein Team, um Feedback zu bekommen, sondern du brauchst ein System, um Feedback zu bekommen. Und KI macht das heute für jeden möglich. Bau dir diesen Assistenten. Ich habe es echt getan und ich bereue nur, dass ich es nicht früher gemacht habe.

Vielen Dank fürs Zuhören. Bis zum nächsten Mal.

Key Takeaways

• Building, Marketing, Delivery: Die drei Kategorien, nach denen du deine Arbeitszeit strukturieren solltest
• Selbsttäuschung eliminieren: Ein KI-Assistent zeigt dir ehrlich, wo deine Zeit wirklich hingeht
• Keine Programmierkenntnisse nötig: Mit Claude Code (ab 20€/Monat) kann jeder einen persönlichen KI-Assistenten bauen
• Datenquellen verbinden: ClickUp, Outlook, Kontoauszüge — je mehr Kontext, desto bessere Empfehlungen
• Accountability durch System: Du brauchst kein Team für Feedback, du brauchst ein System

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